Todo mês a mesma cena: o contador pede “as notas”, o caixa tira foto de cupom, alguém zipa uma pasta pela metade e falta a semana em que a internet caiu. A confusão começa no objeto. O papel térmico não é a nota. A nota é o arquivo.
O XML é o documento; o papel é o resumo
A NFC-e, modelo 65, existe só em meio digital. O Ajuste SINIEF 19/16, no CONFAZ, define a nota como documento emitido e armazenado eletronicamente, com validade na assinatura e na autorização da SEFAZ. O arquivo é XML. O DANFE — o cupom com QR Code — é o Documento Auxiliar: representa a operação e ajuda o cliente a consultar, mas não substitui o arquivo. A cláusula nona do mesmo ajuste manda o emitente manter a NFC-e em arquivo digital, sob sua guarda, pelo prazo da legislação tributária, e disponibilizar quando o Fisco pedir.
Na prática: a pasta de cupons não cumpre essa guarda. O XML autorizado cumpre. Se o contador recebe só o papel, ele não tem o documento; tem um comprovante.
O Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica é a referência oficial do projeto NF-e/NFC-e (manuais e leiaute). O pacote do mês sai do seu emissor, não desse portal.
Por que o contador pede isso todo mês
A escrituração comercial e fiscal no Brasil é digital. O Decreto 6.022/2007 instituiu o SPED justamente para receber, validar e armazenar livros e documentos em meio eletrônico. O mesmo decreto deixa claro que isso não dispensa a empresa de guardar os livros e documentos no prazo da legislação. O contador monta a escrituração e as declarações com esses arquivos; sem o XML do mês, ele reconstitui venda por venda, no olho, ou pede de novo.
No Simples Nacional, a apuração mensal da receita bruta mora no portal oficial do regime, na Receita Federal. O DAS não nasce do cupom térmico. Nasce da receita documentada. Por isso o pedido de “me manda as notas” é, na verdade, “me manda os XML do período, com a lista do que foi autorizado”. O enquadramento, a alíquota e o que entra ou não na apuração são decisão do contador — não do sistema de vendas e não deste texto.
Como reunir o mês sem pasta manual
O fluxo que funciona é chato e curto. Um pacote por CNPJ, do período civil do mês. Dentro: um XML por nota autorizada, nomeado pela chave de acesso, e uma planilha-manifesto com chave, número, série, data, valor, status e protocolo. O manifesto com separador de ponto e vírgula abre no Excel em português. O contador confere o total com o que a casa acha que vendeu e aponta o que falta.
Falta o clássico: nota cancelada, NF-e de faturamento (modelo 55) e documento que nunca foi autorizado. Esses itens não cabem no mesmo saco das NFC-e autorizadas. O XML do cancelamento, quando existe, fica no documento original, não misturado no zip como se fosse venda.
Quem emite precisa do recurso fiscal ligado. Sem emissão, não há XML para exportar. Sem o pacote do mês, sobra a pasta manual.
O que este envio não resolve
Não calcula imposto. Não transmite o PGDAS. Não decide CFOP, NCM nem regime. Não cobre Santa Catarina, onde a emissão de NFC-e neste produto não está disponível. Não inventa contingência fiscal offline. A casa consulta o contador sobre o que guardar, por quanto tempo e o que declarar. O sistema só entrega o arquivo da venda que foi autorizada.